De must-have tools voor virtuele assistenten
Als virtueel assistent (VA) is tijd je meest waardevolle bezit. Het beheren van klantprojecten, administratie, sociale media en een overvolle inbox – het kan soms voelen alsof je de hele dag achter de feiten aanloopt. Maar wat als je die tijd efficiënter zou kunnen benutten? Met de juiste tools kun je niet alleen productiever werken, maar ook meer impact maken voor je klanten én jezelf.
Hier ontdek je een aantal van de beste tools, apps en technieken die jouw werkdag kunnen transformeren. Klaar om slimmer te werken en je VA-business te boosten? Let’s go!
1. Projectmanagement - Houd alles overzichtelijk
Tool: Trello of Asana
Heb je het gevoel dat je post-its en notitieboekjes uitpuilen? Tijd om je taken digitaal te organiseren. Met Trello en Asana kun je je projecten en to-dolijstjes overzichtelijk beheren. Maak borden of lijsten aan per klant, voeg deadlines toe, en houd precies bij wat er nog gedaan moet worden. Bonus: je kunt klanten uitnodigen om mee te kijken!
Waarom het werkt:
- Alles overzichtelijk op één plek.
- Deadlines en prioriteiten instellen.
- Samenwerken met klanten of teamleden.
2. Slimme agenda’s - Plan als een pro
Tool: Calendly
Geen eindeloos heen-en-weergemail om afspraken te plannen. Met Calendly kunnen klanten direct jouw beschikbare momenten zien en zelf een afspraak inplannen. Het integreert met je bestaande agenda (zoals Google Calendar of Outlook), zodat je altijd overzicht houdt.
Waarom het werkt:
- Bespaart tijd bij het plannen van afspraken.
- Zorgt voor een professionele uitstraling.
- Klanten plannen eenvoudig zelf een tijdslot.
3. AI voor content en copywriting
Tool: Copy.ai of Jasper
Het schrijven van e-mails, socialmediaposts of zelfs blogs kan veel tijd kosten. AI-tools zoals Copy.ai en Jasper helpen je om sneller teksten te genereren. Geef een paar steekwoorden in en laat de tools de rest doen. Natuurlijk voeg je nog je persoonlijke touch toe, maar het scheelt je enorm veel tijd!
Waarom het werkt:
- Razendsnel teksten creëren.
- Inspiratie als je vastloopt.
- Professionele output zonder stress.
4. Tijdmanagement - Focus met blokken
Tool: Focus Booster of Toggl
Multitasken is zó 2010. Als je echt productief wilt zijn, probeer dan tijdsmanagementtechnieken zoals de Pomodoro-methode. Apps zoals Focus Booster en Toggl helpen je om gefocust te werken in tijdsblokken, gevolgd door korte pauzes.
Waarom het werkt:
- Minimaliseert afleiding.
- Zorgt voor een betere focus.
- Helpt je meer gedaan te krijgen in minder tijd.
5. E-mailbeheer - Overzicht in je inbox
Tool: Spark of Superhuman
Een inbox vol ongelezen berichten kan overweldigend zijn. Spark en Superhuman zijn slimme e-mailclients die je helpen om je e-mails te organiseren, belangrijke berichten te markeren en minder tijd te verspillen aan onbelangrijke zaken.
Waarom het werkt:
- Filters en slimme sortering.
- Snel reageren met templates.
- Inzicht in welke e-mails écht belangrijk zijn.
6. Automatisering - Laat tools voor je werken
Tool: Zapier of Make (voorheen Integromat)
Als VA besteed je vaak tijd aan repetitieve taken. Met tools zoals Zapier kun je automatiseringen instellen die deze taken voor je uitvoeren. Bijvoorbeeld: nieuwe leads automatisch toevoegen aan een CRM of socialmediaposts inplannen.
Waarom het werkt:
- Bespaart tijd en energie.
- Vermindert fouten bij handmatige taken.
- Zorgt voor soepelere workflows.
7. Notities en brainstorms - Capture everything
Tool: Notion of Evernote
Of je nu een klantcall hebt of nieuwe ideeën bedenkt, je wilt een plek waar je alles kunt vastleggen. Notion en Evernote zijn krachtige platforms voor notities, ideeën en brainstorms. Notion is bovendien ideaal voor het opzetten van kennisbanken of workflows.
Waarom het werkt:
- Altijd toegang tot je notities.
- Structuur voor al je ideeën en projecten.
- Geschikt voor zowel persoonlijke als klantprojecten.
8. Financieel overzicht - Factureer met gemak
Tool: Moneybird of Xero
Het bijhouden van je financiën kan veel tijd kosten. Tools zoals Moneybird en Xero helpen je om je inkomsten, uitgaven en facturen te beheren. Ze maken het makkelijker om je financiële administratie op orde te houden én professioneel over te komen bij klanten.
Waarom het werkt:
- Automatisch facturen maken en versturen.
- Financiële inzichten in één oogopslag.
- Tijdbesparing bij belastingaangifte.
9. Design voor niet-designers
Tool: Canva
Of je nu een socialmediapost, een presentatie of een flyer voor een klant moet maken – met Canva kun je professionele ontwerpen maken zonder grafische skills. Kies een van de vele templates en pas deze aan naar jouw stijl.
Waarom het werkt:
- Makkelijk te gebruiken, zelfs zonder designervaring.
- Veel templates en stockfoto’s beschikbaar.
- Perfect voor visuals.
10. Relax & recharge
Tool: Headspace of Calm
Productief zijn is belangrijk, maar vergeet niet om ook tijd voor jezelf te nemen. Apps zoals Headspace en Calm helpen je om even op adem te komen met meditaties, ademhalingsoefeningen en ontspannende muziek.
Waarom het werkt:
- Vermindert stress en verhoogt focus.
- Helpt je om mentaal scherp te blijven.
- Zorgt voor een gezonde balans tussen werk en privé.
Conclusie: slimmer werken, meer impact
Met de juiste tools kun je niet alleen efficiënter werken, maar ook meer impact maken voor je klanten. Of je nu een beginner bent of een ervaren VA, deze tools helpen je om tijd te besparen, overzicht te houden en professioneel voor de dag te komen.
Welke tools ga jij proberen? Deel jouw ervaringen of tips – we leren tenslotte allemaal van elkaar!
Succes,
Amy
Lees meer:
Deel met je vrienden:
Hoe kies je de perfecte naam voor je VA-business?
Een bedrijfsnaam kiezen lijkt makkelijk, toch? Totdat je echt moet beslissen...
4 weken werken, 1 week weg
Waarom ik elke maand met vakantie ga (en waarom jij dat ook zou moeten overwegen!)
Hoe VA’s een passief inkomen kunnen opbouwen
Van uurtje-factuurtje naar financiële vrijheid als virtueel assistent
LinkedIn - jouw gouden sleutel als VA
LinkedIn is dé plek om jezelf als VA op de kaart te zetten en kan een gamechanger zijn voor jouw business.
Je eigen tarief bepalen - wat ben jij waard?
Als VA is het bepalen van je tarief één van de grootste uitdagingen.
De Academie voor ViBS® in 2024: Een jaar vol groei, mijlpalen en inspiratie
Wat een jaar was 2024! Bij onze academie hebben we niet stilgezeten – integendeel. Het was een jaar vol hoogtepunten, nieuwe initiatieven en samenwerkingen waar we enorm trots op zijn.
Laat je business groeien in 2025: Waarom je NU je portfolio moet bijwerken
Klaar om die volgende stap te zetten? Pak die kans en start met jouw ‘perfecte’ portfolio – 2025 wacht op je!
Dé trends voor 2025: Wat moet je als VA zeker weten?
Zin om je klaar te stomen voor een succesvol jaar? Blijf leren, blijf groeien, en pak die kansen!
Klaar voor 2025: 5 gewoontes die elke VA succesvol maken
Jij hebt de tools, de skills en de drive. Nu is het tijd om ze in te zetten. Klaar om 2025 jouw jaar te maken? Let’s go!
AI-tools die elke VA nodig heeft
Artificial intelligence (AI) heeft de afgelopen jaren een enorme sprong gemaakt, en 2025 wordt hét jaar waarin een aantal nieuwe tools onmisbaar worden voor VA’s
Jouw community: netwerk, vangnet en tribe voor VA’s
Als virtueel assistent werk je vaak alleen. Vanuit je eigen huis, een gezellige koffiebar of misschien een flexibele werkplek. Het klinkt heerlijk – en dat is het ook – maar soms kan het eenzaam voelen. Wie begrijpt écht wat jij doormaakt? Waar kun je terecht met je vragen, je successen en zelfs je twijfels?
Klanten jagen? Nee, klanten aantrekken!
Je hoeft helemaal niet achter klanten aan te jagen. Klanten aantrekken – dát is waar het om draait. En geloof me, dat kan jij ook.
The Power Pose: Meer zelfvertrouwen als Virtueel Assistent in 2 minuten
Heb je ooit gehoord van de power pose? Het klinkt misschien als iets simpels, maar geloof me, het is krachtiger dan je denkt. Met één simpele houding kan je jezelf direct meer zelfvertrouwen geven. Klinkt als magie?
In iedereen schuilt een ondernemer: Ja, ook in jou!
Ik hoor het zo vaak van dames: 'Ik wil wel starten als virtueel assistent, maar kan ik dat wel? Waar moet ik beginnen?' Geloof me, ik snap die twijfels. Maar weet je wat? In iedereen schuilt een ondernemer, ook in jou! En ik zal je vertellen waarom.
Waarom projectbureaus voor administratieve dienstverlening niet altijd de beste keuze zijn
Heb je ook gehoord over die projectbureaus die freelancers koppelen aan administratieve klusjes? Klinkt op het eerste gezicht als een zoete deal, toch? Maar wacht even, ik wil je graag de flipside laten zien.
De 5 grootste blunders van VA's bij het vinden van klanten
Hey, laten we even eerlijk zijn. We hebben allemaal wel eens een foutje gemaakt, toch? Maar als het gaat om het vak van virtueel assistent, zijn er een paar klassieke missers die ik keer op keer tegenkom.
Ik stond in jouw schoenen
Het traject van een startende virtueel assistent naar succesvol ondernemer
Wat de Dodentocht me leerde over ondernemen
Gisteren vond de Dodentocht plaats, een monsterlijke tocht van 100 kilometer die alles vraagt wat je in je hebt.
De sprong wagen: van bijberoep naar hoofdberoep als VA / ViBS®
Wanneer je als ViBS® of VA start, is dat vaak in de vorm van een bijberoep. Dit pad biedt een veilige manier om extra inkomsten te genereren, nieuwe vaardigheden op te doen en de markt te verkennen zonder de zekerheid van een vaste baan op te geven.
Inspiratie uit Obama's woorden
Twee weken geleden had ik de eer getuige te zijn van één van de meest inspirerende momenten die ik recent heb mogen beleven: een dialoogsessie met niemand minder dan Barack Obama.
Hoe je sport en werk combineert als ViBS® of VA
Als Virtual Business Support® of virtueel assistent breng je vaak lange uren door achter jouw bureau.
De sleutel tot sociale media succes: timing is alles!
Ben je klaar om jouw sociale mediaposts te boosten? Dan heb ik goed nieuws voor je: het draait allemaal om timing!
Virtuele assistentie 2.0: check de nieuwste trends en tools
Boost jouw business met de nieuwste trends en tools
De voordelen van workations: flexibel werken, maximale productiviteit
Werkplezier op jouw tijd en plaats: Workations voor ViBS® en VA's
Van 'uurtje-factuurtje' naar managementfee: Een slimme stap in jouw carrière
Klaar voor een game-changing shift in jouw carrière?
Van VA naar Virtual Business Support®: Net dat tikkeltje meer!
Join the league of Virtual Business Support® en geef jouw carrière een extra dimensie
4 krachtige manieren om klanten te vinden
Ik deel graag vier krachtige manieren waarop we jou helpen om die eerste stappen te zetten en succesvol klanten te werven
De kracht van een sterke portfolio
5 redenen waarom het essentieel is voor Virtual Business Supports, freelancers of VA's
Meester van jouw tijd
Waarom time-management cruciaal is voor Virtual Business Supports, freelancers of VA's
7 Effectieve tips om jouw inkomen als Virtual Business Support® te verhogen
Ontdek 7 praktische tips om je inkomen als Virtual Business Support® of Virtual Assistant te verhogen. Leer hoe je je tarieven slim aanpast, je dienstenaanbod uitbreidt en je zichtbaarheid vergroot.
Hoe ik als Virtual Business Support® sociaal contact behoud
Als administratieve freelancer geniet ik van de voordelen van flexibel werken vanuit huis, maar...
Versterk jouw bedrijf met chatbots: hoe ChatGPT klantbetrokkenheid transformeert
In de wondere wereld van bedrijven en klantenservice is er een nieuwe held opgestaan om de dag te redden - ChatGPT!
Workation in Polen
Terwijl ik comfortabel in de trein zit op weg naar Gdansk, wil ik graag mijn avontuurlijke workation-ervaring met jullie delen.
Klanten werven als Virtual Business Support®: 7 effectieve tips om je bedrijf te laten groeien
Als administratieve freelancer kan het werven van voldoende klanten soms een uitdaging zijn. Maar maak je geen zorgen,...
Van stapelgek naar actief: Tips voor fysieke beweging als Virtual Business Support®
Als administratieve freelancer heb ik ontdekt dat mijn aantal dagelijkse stappen dramatisch is gedaald...
De Magie van Virtual Business Support®: Tips voor beginnende administratieve helpers (met een grappige twist!)
Welkom, startende ViBS®! Als jullie klaar zijn om de wereld van spreadsheets, facturen en documentbeheer te betreden, dan zijn jullie op de juiste plek. Maar laten we eerlijk zijn...
Jouw droom bereiken in 5 stappen
Droom je ervan om zelfstandige te worden en van huis uit te werken maar weet je niet hoe? Hier zijn 5 stappen om je droom werkelijkheid te laten worden...
De ideale klant
Wie is jouw ideale klant? Man? Vrouw? Leeftijd? Sector? Profiel? Hoe staat deze persoon in het leven? Dit bepalen is een belangrijke stap.
Occasionally Asked Questions (OAQ's)
Af en toe krijg ik de vraag waarom de kostprijs voor het volgen van een opleiding hoog is.
Occasionally Asked Questions (OAQ's)
Af en toe krijg ik de vraag wat het verschil is tussen de opleidingen van onze academie en andere opleidingen tot VA, virtueel assistent of virtueel professional.
10 tips om jouw selfiekunsten bij te schaven
Een selfie is een fotografisch zelfportret dat je maakt met een smartphone. Iedereen maakt wel eens een foto van zichzelf. Een selfie nemen is daardoor iets heel alledaags geworden. Waar je ook bent, van restaurants, historische gebouwen tot sportstadions.
Hoe beleg je vergaderingen?
Probeer zoveel mogelijk uit meetings te halen, anders is het nu eenmaal tijdverspilling. En we weten allemaal: time is money. Geld kan je altijd bij creëren door iets extra te doen of langere uren te maken maar tijd vervliegt. Eens het weg is, is het weg. Je kan geen tijd bijmaken. Dus het is belangrijk zorgvuldig om te gaan met jouw tijd.
Mijn werkpunt deze week: effectief communiceren
Hoe zorg je er nu voor dat jouw boodschap goed overkomt? Allereerst door jouw communicaties goed te plannen. Dit kan door 1 op 1 besprekingen of teamvergaderingen maar in onze sector vaak telefonisch of via een conference call. Het is dus ook belangrijk de nodige aandacht te besteden aan het type medium dat je gebruikt.
Mentale brillen oftewel selectieve waarneming
Wat is een mentale bril? We zien enkel wat we willen zien en dat beïnvloedt onze waarneming. Onze verzameling van kennis, ervaring en alles wat ons bezighoudt, bepaalt hoe we de werkelijkheid waarnemen, niet alleen wat we zien maar ook wat we niet zien.
Accountant, fiscalist, boekhouder, financiële professional: what's in a name?
Als de cijfers maar kloppen en je zo weinig mogelijk belastingen betaalt, toch? Dat neemt niet weg dat er toch een verschil is tussen een boekhouder en een accountant.
Flexplekken
Een flexplek is een flexibele werkplek waarbij je dus geen vaste werkplek hebt. Deze flexplekken kun je vaak per uur, dagdeel of dag huren. Dit kan in een bedrijfsverzamelpand of coworking locatie. Ik ben ervan overtuigd dat een wisselende werkplek voor meer dynamiek zorgt. Je gaat op verplaatsing, dat geeft sowieso een energieboost.
Als je niet plant… plan je om te falen!
Voor mij was de opstart van mijn eigen bedrijf, in combinatie met mijn toenmalige voltijdse baan in loondienst, een hele klus. Vooral omdat ik het ondernemerschap niet met de spreekwoordelijke paplepel heb meegekregen en alles zelf een beetje moest uitzoeken en in mekaar puzzelen.
Vlog? Vlogger? Vlogging?
Marketing is fun, marketing is business, marketing is art, marketing is too important to be left to the marketing departement,… Hoe dan ook, marketing is hot! Nu ik als ondernemer mijn tocht naar succes aan het uitstippelen ben, is marketing een groot onderdeel van mijn businessplan.
Netwerken in een uniek kader
De voordelen van een groot netwerk zijn dat je waardevolle kennis kan opdoen van experten en niet alleen uit jouw vakgebied. Je creëert zo een brede kijk op het ondernemerschap en verruimt jouw horizon als het ware. Tot slot biedt netwerken ook professionele kansen en opportuniteiten.
Als ViBS moet je alles weten en kunnen
Euh… nee. Maar toch denken veel virtuele assistenten en Virtual Business Supports dat...
Welke mindset zoekt een klant in een Virtual Business Support®?
Een ondernemer die beroep doet op een ViBS, doet dat meestal om zijn of haar zaak te doen groeien. Voor meer klanten, een grotere omzet of soms ook om meer vrijheid te creëren voor het gezin. Die ondernemer zoekt daarom iemand die zijn of haar bedrijf begrijpt en ook een ondernemersmindset heeft.
Kan ik als Virtual Business Support® best in bijberoep starten?
Stel: je hebt een job met een goed inkomen. En toch knaagt er iets. Je zou je eigen zaak willen opzetten, je eigen baas zijn om je eigen ideeën uit te werken en je eigen planning op te maken. Maar ja…
Hoe start jij op met een nieuwe klant?
Spannend! Een nieuwe klant heeft je benaderd en het is in kannen en kruiken. Je mag opstarten.
Je diensten helder krijgen met de SOM7® methode
Wat een uitdaging kan zijn als je start als Virtual Business Support is het definiëren van je aanbod...
Enkele netwerktips
Krijg je bij het woord ‘netwerken’ spontaan rode vlekken op je armen en in je hals? Of sta je enthousiast te springen om eraan te beginnen? Zie je het als pure horror om jezelf te begeven in een zaal waar je niemand kent? Of kijk je ernaar uit om mensen te ontmoeten waar je mee kan kennismaken...
Je klant betaalt niet. Wat nu?
Het nadeel van werken met klanten die niet altijd even administratief aangelegd zijn, is dat ze ook niet altijd hun facturen tijdig betalen...
Hoe help jij je klant online zichtbaar te zijn?
Eén van de meest gevraagde diensten voor professionele ondersteuning binnen een bedrijf, is de vraag naar online zichtbaarheid...
Ben jij een klantenfluisteraar?
Bij een eerste afspraak met een potentiële klant, zal je vermoedelijk al even door diens website, social media en alle zichtbare kanalen gesnuffeld hebben...
Mindshift bij de overstap van loondienst naar het zelfstandig statuut
Heb je jaren in loondienst gewerkt en waag je nu de sprong naar zelfstandigheid? Allereerst proficiat! Nu je je eigen baas wordt, zal je genieten van de vrijheid van het zelf ondernemen...
