Hoe beleg je vergaderingen?

Probeer zoveel mogelijk uit meetings te halen, anders is het nu eenmaal tijdverspilling. En we weten allemaal: time is money. Geld kan je evenwel altijd bij creëren door iets extra te doen of langere uren te maken maar tijd vervliegt. Eens het weg is, is het weg. Je kan geen tijd bijmaken. Dus het is belangrijk zorgvuldig om te gaan met jouw tijd.

Tracht vergadermomenten daarom zo kort mogelijk te houden, anders gaan de deelnemers zich vervelen en treden ze soms zelfs op als echte stoorzenders.
Zelf mik ik steevast op 1 uur à anderhalf uur max. Want daarna verslapt toch ieders aandacht.

Aspecten van efficiënt vergaderen:

• Wat is het doel van de vergadering? Bepaal dit duidelijk vooraf. Lijn de topics duidelijk af zodat er geen twijfel is waarom jullie samenkomen.
• Denk aan de plaats en omgeving. Zijn er voldoende zitjes? Voorzie drankjes en eventueel een hapje. Het is namelijk zo dat dit ieders creativiteit aanscherpt. Visuele hulpmiddelen als beamer, scherm, ppt, flipover,… komen ook van pas maar het belangrijkste: zorg ervoor dat er niet té veel afleiding is. Ik bedoel daarmee: niet te veel ditjes en datjes.
• Tijd is ook een belangrijk aspect. Bepaal start- én einduur vooraf, zodat alle genodigden de meeting in hun agenda kunnen blokkeren en de nodige tijd kunnen uittrekken.
• Wie ga je uitnodigen voor de vergadering? En vooral wie niet – er zijn geen grotere stoorzenders dan mensen die niet thuishoren op een vergadering.
• Maak tijdig de agenda van de vergadering op en stuur deze naar de betrokkenen. Dat geeft hen de kans zich voor te bereiden en eventuele facts & data te verzamelen.
• Een goede planning en voorbereiding van de meeting is een must. Zorg dat je van elk agendapunt de nodige informatie, voor- en nadelen, kosten/baten of pro/contra’s,… hebt zodat je het punt met alle argumenten kan bespreken en ook een beslissing kan treffen.
• Tot slot is het belangrijk dat er een verslag wordt opgemaakt van al wat besproken en beslist werd en dat dit teruggekoppeld wordt naar het team.

De tips die ik je graag wil meegeven om niet uitgeput en vol frustraties een vergaderruimte te verlaten:

• Hou je strikt aan de agenda, niet te veel uitweiden naar andere dingen die niet ter zake doen. Stay on topic is de boodschap.
• Waak over de timing. Hou de klok goed in de gaten zodat de volledige agenda kan afgewerkt worden.
• Voor elk agendapunt: behandel de feiten, bespreek interpretaties, trek conclusies. Niet eindeloos blijven doorbomen dus.
• Wees neutraal en pak eventuele conflicten meteen aan. Grijp meteen in als er zich onaangename situaties, steken onder water, wrijvingen, twistpunten,… voordoen.
• Zorg dat iedereen zijn mening kan geven. Stimuleer de ‘stille’ deelnemer. Je hebt altijd teamleden die op de achtergrond blijven en geen tafelspringers zijn. Maar vaak hebben zij net de meest goede of creatieve ideeën. Laat hun mening dus zeker ook aan bod komen.
• Luister naar iedereen. Moedig naast de stille, ook andere deelnemers aan om hun zegje te doen. Het is goed om naar ieders standpunt te luisteren. Zo kan je zelf dingen leren. Dingen die je zelf zegt weet je, dingen die anderen zeggen, daar kan je pas van leren.  
• Tracht een consensus en draagvlak te creëren. Dit is erg belangrijk als straks de beslissing gaat uitgevoerd worden. Hoe meer steun er is voor een beslissing, hoe beter deze in de praktijk gaat uitgevoerd worden en de mensen niet gewoon ‘foert’ gaan zeggen. Ze gaan het nut ervan inzien en merken de verbetering.
• Vat aan het einde de vergadering kort samen. Dit helpt om het overzicht te bewaren en geeft de deelnemers een goed en beknopt gevoel. Het creëert ook een gevoel van samenhorigheid en van grote verwezenlijkingen.
• Geef aan wie verantwoordelijk is voor welke actie. Zijn er bepaalde taken die bepaalde personen dienen uit te voeren? Benoem dit, plak er een naam en een deadline op. Noteer dit ook zo in het verslag zodat er geen twijfel heerst.
• Vergaderen doe je ook best topless (lees: zonder lap top) – of wat dacht je? 

Veel succes!

Amy