Je klant betaalt niet. Wat nu?

Je klant betaalt niet. Wat nu?

Het nadeel van werken met klanten die niet altijd even administratief aangelegd zijn, is dat ze ook niet altijd hun facturen tijdig betalen. Ze zijn de factuur vergeten, ze hebben de factuur onder een stapel gelegd waardoor deze zoek is geraakt, ze hebben je mail gewist met de factuur in bijlage, ze stellen hun betalingen uit,… Geloof me, het gebeurt geregeld.

Maar hoe ga je hiermee om? Want je wil natuurlijk een fijne klantenrelatie behouden en je wil de klant niet kwijt. Anderzijds vind je het niet fijn dat jij langs jouw kant netjes op tijd alle opdrachten uitvoert en de klant dan zijn of haar kant van de overeenkomst niet naleeft. Het voelt een beetje respectloos aan.

Om te beginnen, neem het niet persoonlijk op maar blijf professioneel. Een vlammende mail sturen naar je klant, is geen goed idee… Het is wel belangrijk dat je op je strepen staat en dat je niet met je laat sollen. Een graduele aanpak is hiervoor aangeraden.

• Stuur een herinneringsmail : geef op een vriendelijke toon aan dat je gemerkt hebt dat de vervaldatum overschreden werd. Dat het vermoedelijk een vergetelheid betreft en of de klant alsnog de betaling snel kan overmaken.
• Geen reactie en geen betaling ontvangen? Ga dan het gesprek aan. Telefonisch of online zodat je er mondeling over kan praten. Vertel dat jij je aan de afspraken gehouden hebt en dat het dan voor jou ook belangrijk is om tijdig betaald te worden. Vraag waarom het geld nog niet werd overgemaakt, is er een bepaalde reden? En wanneer dit zal overgeschreven worden. Blijf beleefd en zakelijk.
• Komt er nog steeds geen betaling tegen de beloofde datum? Staak dan meteen het werk en communiceer dit ook naar de opdrachtgever toe. Geen betaling = geen vervolg van de werkzaamheden.
• Stuur een aangetekende zending waarin je vermeldt dat je reeds eerder een herinnering stuurde en verwijs ook naar het mondeling gesprek. Stel de klant in gebreke en vermeld dat je kosten (intresten, aanmaningskosten,…)  zal moeten aanrekenen volgens je algemene voorwaarden als het geld niet op je rekening staat tegen een bepaalde datum.
• Indien de klant dan nog niet overgaat tot betaling, schakel dan een deurwaarder, een advocaat of een incassobureau in. Dit betekent meestal ook het einde van de samenwerking. Maar eerlijk: zo’n klanten ben je toch liever kwijt dan rijk, niet?

Succes!

Amy

Lees ook: