5 manieren om meerwaarde te creëren als virtual assistant

Vanuit de Academie voor Virtual Business Support® (ViBS®) helpen we jou om een zelfstandige activiteit als virtual assistant uit te bouwen in 10 weken. Eén van onze belangrijkste focuspunten is een goede work-life balance creëren. En daarvoor werken we met partners samen zoals Teamify, een softwareplatform dat ontwikkeld is door IT-onderneemster Karen Dendas, en dat teams helpt om processen te documenteren en waardevolle kennis te borgen. We vragen haar op welke manier Teamify jou als ViBS® kan helpen, en welke andere inzichten ze vanuit haar ondernemerservaring met jou wilt delen.

Karen Dendas: “Virtual assistants vullen een belangrijke rol in voor groeiende kmo’s. Zo kunnen ze de boekhouding (al dan niet tijdelijk) in goede banen leiden, consistentie brengen in de sociale media communicatie, blogberichten uitschrijven, of misschien wel de klantendienst verzorgen. Althans, dit is zowat het klassieke takenpakket van een VA. Ik ben er echter van overtuigd dat VA’s ook strategisch kunnen meedenken over de toekomst, in de plaats van enkel het dagdagelijks werk te verlichten.”

Hoe voeg je nu extra waarde toe voor je klanten? Karen deelt vijf manieren om meer waarde te creëren als VA:

1. Breng structuur aan met een bedrijfshandboek

Karen Dendas: “Kennis over je klanten hun bedrijf runnen, zit vaak in hun hoofd. Het is niet evident om als VA taken uit handen te nemen als ze niet gedocumenteerd zijn. Door je klant te helpen om een bedrijfshandboek op te stellen waarin wordt vastgelegd hoe de belangrijkste processen op de werkvloer verlopen, kun je zelf veel efficiënter werken en zullen er minder vragen en meetings nodig zijn, ook bij het interne team. Je kunt zelf het initiatief nemen om zo’n handboek op te stellen, dat kan met behulp van Teamify. Zo kun je een extra consultingdienst aanbieden aan je klant én een passief inkomen verdienen via affiliatefees.”

2. Vergemakkelijk het delegeren met checklists

Karen Dendas: “Veel taken in het bedrijf van je klanten bestaan uit terugkerende stappen. Denk aan het onthaal van een nieuwe collega, het uitvoeren van een marketingcampagne en de wekelijkse en maandelijkse boekhoudkundige verrichtingen. Hier kun je checklists voor opstellen, zodat ze gestructureerd verlopen en kunnen overgedragen worden tussen collega’s. Als VA kun je perfect die checklists opstellen, eventueel samen met de interne collega’s,  waardoor de kwaliteit van het werk kan verbeteren en het delegeren vlotter verloopt. En ook die checklists kun je perfect opnemen in Teamify.”

3. Automatiseer repetitieve taken

Karen Dendas: “Ben je een VA die vooral operationeel, repetitief werk uitvoert? Blijf dan kritisch en denk mee over tools die ook jouw taken kunnen overnemen. Denk aan moderne CRM-, of ERP-systemen of e-mailmarketingtools. Zo kun je shiften van routinewerk naar implementatietrajecten die op het hele organisatieniveau een impact maken. Wist je dat veel softwarepakketten zelfs affiliateprogramma’s aanbieden zodat je ook hier weer een recurrente fee op verdient? En hoe tof zou het zijn om vooral de adviseur van je klant te worden i.p.v. louter een uitvoerende hulp?”

4. Omarm de mogelijkheden van AI

Karen Dendas: “Maak jij al gebruik van AI (Artificial Intelligence) in je werk als VA? AI-applicaties kunnen jouw werk als VA verlichten doordat ze o.a. helpen om procedures, customer service scripts of content-ideeën op te stellen. Of de eindredactie van je teksten verzorgen.”

5. Zet in op persoonlijke ontwikkeling

Karen Dendas: “Als VA kun je naast je operationele rol ook een strategische meedenker zijn voor je klant. Het is hier waar de VA naar mijn gevoel écht een verschil kan maken. Processen documenteren, automatiseren, delegeren én optimaliseren. Maar om met de nieuwste trends op de proppen te kunnen komen, is het wel belangrijk dat je ook focustijd inplant in je eigen agenda. Ga eens op tweedaagse in het buitenland om aan je zaak te werken, spreek maandelijks af met collega-ondernemers in een werkgroep, of plan een wekelijkse werksessie in de lokale koffiebar. In mijn boek YOLOpreneur, dat trouwens ook veel inspiratie bevat voor jou als solopreneur, heb ik het over Vurige Vrijdag, een wekelijkse strategiedate met jezelf om aan de groei van jezelf én aan de groei van je bedrijf te werken.”

Ben jij die unieke ViBS® voor je klant?

Karen inspireert je graag verder via haar boek YOLOpreneur. Wil je meer weten over Teamify, de softwaretool waar je een bedrijfshandboek in kunt opstellen? Klik dan verder naar de website en meld je aan voor het affiliateprogramma. Vermeld zeker dat je de tool ontdekte via ViBS®! Zo kunnen wij nog meer inzetten op waardevolle content.

Bestel nu je exemplaar van Karen's boek 'YOLOpreneur' en laat je verder inspireren door haar deskundige inzichten!