5 essentiële online tools om vlot op te starten als virtual assistant

1 van de eerste dingen waar ik aan dacht toen ik als virtual assistant wou opstarten was: 'oei oei al die tools die je online kan gebruiken, en welke moet ik nu precies kiezen?'

In deze blog geef ik jou een overzicht van welk type online tool je zeker nodig hebt om vlot op te starten en welke online tools ik precies heb uitgekozen voor mezelf. Het gaat over een projectmanagement systeem, een online kalender, een tool voor het beheer van offertes/facturen, een urenregistratiesysteem en een onmisbare creatieve tool.

1. Hou het hoofd koel met een projectmanagement tool

Als virtual assistant heb je verschillende klanten, maar beheer je ook jouw eigen bedrijf. Het is dus een must om jouw eigen processen, taken, ideeën en projecten ook zo efficiënt mogelijk te structureren. Dat kan je doen in een projectmanagement tool. Er zijn heel veel verschillende systemen zoals Trello, Asana, Notion, Monday enz. Zelf ben ik fan van Notion.

2. Kies een online kalender voor kennismakingsgesprekken

Ik werk als virtual assistant voornamelijk online. Vooraleer ik een samenwerking opstart met een klant wil ik graag uitgebreid kennismaken. 1 van de eerste tools die ik heb uitgekozen voor mijn bedrijf is dan ook een online kalender. Hier zijn ook weer tal van mogelijkheden. Ik heb momenteel maar 1 type afspraak, een gratis kennismakingsgesprek. Hiervoor gebruik ik de gratis versie van Calendly gekoppeld met mijn Google kalender en Zoom account. De klant boekt zelf een afspraak in en alle links worden automatisch doorgestuurd.

3. Beheer al jouw offertes en facturen in 1 online tool

Het is gewoon heel fijn om dit bij te houden in 1 tool. Er bestaan heel uitgebreide tools zoals Moneybird, Comanage… met een maandelijkse abonnementskost.

Voorlopig gebruik ik zelf Factuursturen. Je past in het begin 1 keer alles aan: brandingkleuren, logo, teksten van de verschillende documenten en e-mails, producttypes enz.

Door op deze manier te werken heb je minder kans op fouten en verloopt alles heel professioneel naar jouw klanten toe.

4. Registreer al jouw uren

Als ViBS® werk je vaak met abonnementen of je werkt op projectbasis. Het bijhouden van jouw gewerkte uren is dus gewoon noodzakelijk. Ik stuur de samenvatting van de uren ook altijd mee met de factuur.

Ook de uren dat je aan je eigen zaak werkt kan je in een apart project bijhouden. Dat is handig om af en toe eens na te kijken waar je precies jouw tijd voor gebruikt, om dan eventueel bij te sturen.

Ik gebruik de gratis versie van Toggl.

5. Zorg ervoor dat je op een vlotte manier visuals kan opmaken

In jouw bedrijf, en uiteraard ook voor jouw klanten, heb je heel veel types visuals en documenten nodig. Ik denk aan banners, stories en posts voor sociale media, de opmaak van een brochure of flyer, blogposts … Een heel fijne tool om hiervoor te gebruiken is Canva. In de betaalde versie kan je verschillende brandingen toevoegen, waardoor je sneller kan werken. 

Als je maar 1 ding onderneemt na het lezen van deze blog, laat het dan dit zijn: twijfel je al lang over welke online tools je als virtual assistant gaat gebruiken? Voer dan vandaag nog 1 keer een online tool onderzoek uit, maak een keuze en experimenteer ermee. Ligt de tool jou niet, dan kan je altijd switchen.

En als je er toch mee blijft worstelen, dan kan je altijd terecht bij een ViBS® voor goede raad.

Veel succes!

Steffie van TipTopFlow